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| WEB CONFERENCE |  |
COME FUNZIONA
Il Moderatore è la figura che si occupa dell'organizzazione e della gestione della Web Conference.
> Gli inviti
Una volta effettuato l'accesso con la User Id e la Password riservate, il Moderatore prepara e spedisce gli inviti a tutti i Partecipanti attraverso il Pannello di Controllo degli inviti, tramite il quale può decidere a priori una serie di funzionalità. Ad esempio, se attivare il dial-out automatico (i Partecipanti si fanno chiamare dal sistema senza dover essere loro a telefonare), quali tipi di informazione chiedere ai Partecipanti in fase di log-in, se attivare la chat e le sessioni di Q&A (Domande e Risposte) , se attivare Password di sicurezza, se consentire la stampa in formato pdf dei contenuti della conferenza e così via.
Una volta pronti, gli inviti vengono spediti dal sistema a tutti i Partecipanti e al Moderatore stesso.
Tutti riceveranno direttamente nella loro casella di posta i dettagli della Web Conference (giorno, ora, argomento), incluso il link su cui cliccare per accedere alla parte web della conferenza e i numeri da chiamare per accedere alla parte audio.
Le informazioni relative alla conferenza possono essere modificate in ogni momento dal Moderatore, sempre tramite il pannello di gestione degli inviti. Le nuove informazioni, ad esempio la variazione del giorno o dell'ora, verranno inoltrate a tutti i Partecipanti.
> Preparare la Web Conference
Nel caso si vogliano caricare delle presentazioni, è buona regola che il Moderatore lo faccia prima dell'inizio della Web Conference, in modo da evitare spiacevoli attese da parte dei Partecipanti.
Le presentazioni possono essere caricate anche con giorni di anticipo ed eliminate (oppure conservate) al termine della conferenza.
> La Web Conference
Il giorno della Web Conference, è consigliabile che il Moderatore si connetta sia via audio che via web qualche minuto prima dell'orario indicato nell'invito, in modo da verificare che sia tutto in ordine e così da poter dare il benvenuto ai Partecipanti.
I Partecipanti, all'ora stabilita, non devono fare altro che cliccare sul link riportato nell'invito per accedere alla parte web. Una volta entrati nell'interfaccia web, se il Moderatore ha abilitato il dial-out, verrà loro richiesto di digitare il numero a cui essere chiamati: sarà il sistema a contattarli direttamente sul loro telefono, fisso o mobile. Se invece la funzione dial-out non è stata attivata, i Partecipanti non dovranno fare altro che comporre uno dei Numeri Ponte presenti nell'invito e, seguendo le istruzioni vocali, digitare il codice di accesso.
Naturalmente, i Partecipanti che per qualche motivo non possono accedere alla parte web, possono comunque connettersi solo alla parte audio e ascoltare e partecipare via telefono.
Quando tutti i partecipanti sono presenti, la Web Conference può iniziare.
Nel corso della Web Conference, il Moderatore può semplicemente svolgere un ruolo di "gestore" e nominare uno o più Presentatori, i quali possono condividere il loro desktop, gestire le presentazioni, scrivere sulla lavagna, eccetera. Ogni Partecipante può essere nominato Presentatore in ogni momento.
Inoltre, il Moderatore può invitare nuovi Partecipanti anche nel corso della conferenza.
> Collaboration
Una delle features più interessanti della Web Conference è la possibilità di collaborare e condividere. Con un semplice tasto, il Moderatore o il Presentatore che sta in quel momento gestendo la conferenza, può consentire ai Partecipanti di lavorare direttamente e in tempo reale sui documenti presenti sul suo computer, permettendo così una vera e propria interazione. L'autorizzazione a lavorare sui files può essere revocata in ogni istante.
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