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COME APRIRE UNA CONFERENCE CALL
Iniziare un meeting in Conference Call è semplice come fare una telefonata
Il Moderatore comunica agli invitati, via email o messaggio, il giorno e l’ora della Conferenza, il Numero Ponte da chiamare per il collegamento telefonico e il Codice destinato ai Partecipanti.
Qualche minuto prima dell’inizio della Conferenza, il Moderatore chiama il Numero Ponte e, seguendo le istruzioni vocali, digita il proprio codice seguito dal tasto cancelletto.
La conferenza è aperta.All’ora stabilita, i Partecipanti chiamano a loro volta i Numero Ponte comunicato dal Moderatore e, seguendo la voce guida, digitano e il loro codice seguito da cancelletto.
La conferenza può iniziare.
>> NUMERI PONTE
I Numeri Ponte (o POP di accesso) sono numeri telefonici a prefisso locale che permettono agli utenti di collegarsi al ponte telefonico dedicato alle conference call chiamando un numero nazionale. In base al numero chiamato (ialiano o estero) risponderà una voce registrata nella lingua corrispondente (italiano, inglese, arabo, tedesco, francese, ceco, portoghese, polacco) che guiderà all’accesso alla conferenza. Al momento sono attivi più di 60 POP in tutto il mondo, raggiungibili sia da telefono fisso che mobile.
>> CODICI CONFERENZA
All’attivazione del servizio, vengono assegnati due codici: uno per il Moderatore e uno per i Partecipanti. Possono essere riutilizzati in tutte le conferenze senza doverli quindi comunicare ogni volta. È comunque sempre possibile creare nuovi codici (senza limiti sulla quantità né costi aggiuntivi) quando si vogliono distinguere le riunioni per gruppi di lavoro, per motivi di sicurezza, nel caso di riunioni contemporanee oppure quando si vuole dare autonomia ai propri collaboratori assegnando loro una sala virtuale con codici riservati.
>> SICUREZZA DELLA CONFERENZA
La sicurezza delle conferenze è garantita su più livelli: accessi controllati dal Moderatore, appello degli utenti collegati, chiusura della sala virtuale una volta che tutti i Partecipanti invitati sono entrati in conferenza, possibilità di creare codici “usa e getta” per ogni meeting, monitoraggio degli utenti collegati tramite una comoda interfaccia di gestione.
>> COSTI
Il servizio di Conference Call viene erogato in modalità pay-per-use e non ha costi di attivazione né costi fissi di alcun tipo. La tariffazione viene applicata su base Pay-x-Use (minuti per utenti collegati). La fatturazione può avvenire a consuntivo mensile o anticipata, con l’acquisto di pacchetti di minuti prepagati. Il pagamento si effettua tramite Bonifico Bancario.
COME GESTIRE UNA CONFERENCE CALL
Le conferenze si possono aprire in due modi: o quando si collega il Moderatore o quando si collega il primo Partecipante. La scelta di una delle due modalità di pende dal grado di libertà che si vuole dare agli utenti di usufruire della vostra sala virtuale.
Apertura con primo Partecipante: consente di avviare subito la conferenza non appena uno dei Partecipanti accede (conferenza aperta).
Apertura con Moderatore: garantisce maggior sicurezza e controllo perché i Partecipanti non possono comunicare fra di loro fino a che il Moderatore non ha digitato il proprio codice e, se si collegano prima, restano in attesa con una musica di sottofondo.
Attraverso i seguenti comandi da tastiera telefonica, il Moderatore può:
*0 chiedere assistenza ad un operatore
*2 conteggio dei Partecipanti (solo Moderatore)
*3 abbandonare la conferenza
*5 attivare/disattivare il microfono di tutti i Partecipanti (solo Moderatore)
*6 attivare/disattivare il proprio microfono
*7 bloccare/autorizzare accesso ai Partecipanti
*8 abitilitare/attivare i toni di ingresso e uscita (bip o silenzioso)
*9 attivare/disattivare la registrazione della conferenza (solo Moderatore)
#4 riepilogo comandi da tastiera telefonica
Dal momento che solo il Moderatore può attivare queste funzionalità, è consigliabile, anche nel caso di conferenza aperta, che uno dei partecipanti assuma questo ruolo.
AREA RISERVATA
Accedendo all’Area Riservata, il Moderatore può gestire le impostazoni di ogni singola sala virutale per conference call, visualizzarne le informazioni e i report dei consumi. Inoltre, può creare illimitate sale aggiuntive o eliminare quelle non più utilizzate.
>> SETTING
È possibile modificare le impostazioni di ogni sala come, ad esempio, nome, durata di validità dei codici, opzioni di ingresso e uscita dei Partecipanti, accesso libero o moderato.
Inoltre, se le varie sale sono gestite da Moderatori differenti, è possibile stabilire quali opzioni extra sono attivi sulle loro (registrazione, VoIP, condivisione file, dial-out). [visualizza esempio]
>> INFORMAZIONI
Vengono visualizzate le informazioni relative alla sala conferenza: il nome e l’ID della conferenza associata (utile in caso di richiesta di assistenza), i codici Moderatore e Partecipanti, il periodo di validità dei codici, i numeri ponte disponibili (con specificata la lingua della voce guida), i comandi per la gestione delle conferenze da tastiera telefonica. [visualizza esempio]
>> REPORT
Al termine di ogni conference call, il Moderatore riceve via email un report sintetico che riporta le informazioni su chi si è collegato in conferenza e la durata.
Dall’Area Riservata è invece possibile visualizzare e scaricare il dettaglio di tutte le conferenze filtrandole e ordinandole nel modo più consono. La reportistica on-line è aggiornata in tempo reale. [visualizza esempio]
>> MODERATOR
L’area Moderator di visualizzare tutti gli utenti collegati e di effettuare azioni su di essi sia in modalità singola che bulk (ad esempio, silenziare o disconnetterne le linee, mettere in attesa o inserire nella lista di Domande e Risposte). Inoltre, sempre dal Moderator, è possibile condividere o scaricare le registrazioni, condividere files e presentazioni e utilizzare la modalità di collegamento VoIP Softone. [visualizza esempio]
COLLEGAMENTI ALTERNATIVI: VoIP E DIAL-OUT
