Una Conference Call è una telefonata in cui più persone interagiscono contemporaneamente.
L’interazione può essere di diversi tipi: chi viene chiamato può avere la facoltà di parlare ed intervenire oppure può solo essere destinatario di ascolto. In genere i partecipanti ad una Conference Call sono in grado di chiamare altri utenti anche durante la telefonata stessa. Le aziende che si servono di questo servizio, spesso si rivolgono a società specializzate che offrono anche il moderatore e/o un codice per accedere alla conferenza stabilita. Il servizio più limitato dà la possibilità di una conversazione a tre. L’uso del servizio di Conference Call viene utilizzato in ambito lavorativo per contattare clienti geograficamente distanti, per confrontarsi con collaboratori non presenti fisicamente, per comunicare con dipendenti lontani dalla casa madre. In questo modo si abbattono i costi di viaggi di lavoro e si diminuiscono notevolmente i tempi di attuazione. Sempre più spesso la Conference Call utilizzata in integrazione con la web conference in modo da permettere anche la condivisione di documenti e immagini. Molte le società e le piattaforme che consentono il servizio; ne ricordiamo qualcuna tra le più popolari.
Conference Call: perché usarla
La Conference Call permette di organizzare riunioni anche se si è fisicamente lontani dal luogo di partecipazione. Il servizio è già conveniente per uso privato: si volesse organizzare una riunione tra amici lontani, o parlare con una parte della famiglia non presente; ma diventa addirittura remunerativa per le aziende, che possono usarla per evitare lunghi, estenuanti e costosi viaggi di lavoro, per raggiungere collaboratori geograficamente lontani o per comunicare con clienti e/o dipendenti in un’altra parte del mondo. Per le aziende il servizio può essere assolto da un provider esterno, senza bloccare così le linee interne dell’azienda.
Conference Call : funzionamento
La Conference Call viene organizzata da una persona che invita gli altri partecipanti inviando il numero telefonico da chiamare e un codice che gli permette l’accesso ad essa. Il tutto avviene molto rapidamente e facilmente. I costi dipendono dal servizio: in genere, è l’organizzatore che paga il servizio anche per i partecipanti, questi ultimi pagano solo la chiamata, cioè il traffico telefonico, secondo le tariffe del loro operatore, oppure, se viene messo a disposizione un numero verde, anche la chiamata è a carico dell’organizzatore. E’ possibile usare un qualunque dispositivo: telefono fisso, cellulare, sistema di audioconferenza professionale, PC. La flessibilità di utilizzo è una delle caratteristiche principali del servizio. La Conference Call può essere in Dial-in e Dial-out; nel primo caso i partecipanti devono solo chiamare il numero telefonico e possono partecipare senza problemi; nel secondo caso invece è l’organizzatore (Host) a contattare telefonicamente alcuni o tutti i partecipanti.
Conference Call : Registrazione
L’organizzatore può decidere di registrare la conferenza: in tal caso i partecipanti vanno avvisati prima dell’inizio della registrazione. Il contenuto di quest’ultima è scaricabile sul PC e riascoltabile in qualunque momento.