Le conferenze audio o l’audioconferenza permette ad un numero indefinito di persone di comunicare l’una con l’altra, da qualunque posto del mondo si trovino. I servizi di conferenza audio vengono erogati da Provider di Servizi di cosiddetti di collaborazione con cui è possibile stipulare un contratto. Si richiede l’accesso al servizio, e all’ottenimento di esso vengono forniti numeri telefonici nazionali ed esteri, locali e verdi, per collegarsi ai ponti telefonici di tutto il mondo e due codici PIN, uno per l’organizzatore e uno per i partecipanti, che vanno digitati sul tastierino del telefono per accedere. Il codice PIN deve essere fornito sia all’organizzatore della conferenza che ai partecipanti; questo ad evitare sgradevoli intromissioni di estranei. Quindi per accedere ad una conferenza audio basta avere a portata di mano il numero da chiamare e il PIN.
Ovviamente i Provider forniscono il servizio sia da telefono fisso che da mobile e da qualunque parte del mondo. In genere il servizio è attivo 24 ore su 24, visto la universalità geografica che copre. Si è detto che sia Organizzatore che partecipante deve essere fornito di PIN per accedere ad un’audioconferenza, ma ciò non significa che le due figure siano uguali: la differenza tra chi organizza e chi partecipa sta in alcune funzionalità del servizio.
Gli Organizzatori, in quanto tali, possono:
- Aprire e chiudere la conferenza
- Attivare/disattivare il microfono sulla propria linea
- Parlare con un operatore del Servizio Clienti
- Attivare/disattivare il microfono sulla linea di qualsiasi partecipante
- Bloccare/Sbloccare la conferenza
- Scegliere di registrare la conferenza
- Isolare l’ultima chiamata
I partecipanti possono:
- Accedere alla conferenza
- Attivare/disattivare il microfono sulla propria linea
- Parlare con un operatore del Servizio Clienti
La registrazione della conferenza è permessa solo a colui che è entrato con il codice PIN di Organizzatore e durante la conferenza stessa è possibile accedere al Servizio clienti, per qualunque delucidazione. E’ ovvio, che solo l’organizzatore della conferenza può decidere di bloccare la linea di uno o più partecipanti, o disattivarne solo l’audio. Chi organizza ha in pratica i suoi privilegi.
Organizzare una conversazione con amici e/o parenti lontani, è molto semplice. Si effettua o si accetta la chiamata e si ha la possibilità di aggiungere altre persone alla conversazione. E’ una cosa da poter fare anche da mobile, facendo attenzione a che il servizio di conferenza audio sia attivo e magari dopo aver contattato il fornitore del servizio mobile, per aver maggiori ragguagli su funzionalità e costi.
Nel caso del Dial-out, cioè quando è l’organizzatore a contattare gli utenti, la prima chiamata si effettua verso il primo partecipante, una volta avuto il collegamento, con un’opzione di aggiungi chiamata, si collega anche un altro numero telefonico con il primo in attesa. Il processo si ripete con tutti i numeri da collegare tra loro, fino alla fine della chiamata.
Insomma per conversazioni private o per motivi di lavoro, le conferenze audio telefoniche sono un risparmio di tempo, denaro ed energie. Da provare assolutamente.