Conferenza telefonica: Cos’è
La conferenza telefonica è in pratica una conversazione telefonica, ampliata a più partecipanti contemporaneamente. La conferenza telefonica ha la possibilità e il vantaggio di poter essere gestita dai partecipanti in piena autonomia semplicemente utilizzando dei canali di comunicazione telefonica. I canali telefonici possono essere di diversa derivazione: linee telefoniche aziendali, società di servizi professionali che erogano questo servizio a pagamento (in genere con tariffa pay per use).
Nel caso in cui è una società preposta ad erogare questo servizio di meeting telefonico, si può essere coadiuvati da una voce-guida registrata o da un operatore reale che organizzano la conferenza, contattando i partecipanti e provvedendo a metterli in contatto conferenziale, moderando etc.
Conferenza telefonica: quali i benefici
I benefici di una conferenza telefonica sono ben visibili e immediati.
- Risparmio sui viaggi di lavoro
- Riduzione dei tempi per organizzare un meeting
- Semplicità d’uso
- Costi contenuti rispetto al risultato ottenuto.
Come funziona una conferenza telefonica
Le conferenze telefoniche possono essere generate e gestite da varie origini:
– Centralino telefonico aziendale :
si esplica attraverso una chat via web o in un centralino virtuale attraverso cui tenere in collegamento solo i partecipanti alla conferenza, evitanto altre chiamate in entrata o uscita
– Audio meeting provider :
è un servizio erogato specificamente da un provider a pagamento, che eroga solo quel servizio offrendo linee dedicate esterne dette “numeri ponte”, non impegnando la linea dell’azienda.
Conferenze telefoniche coordinata dal centralino aziendale.
Se la conferenza telefonica è gestita dal centralino aziendale, è necessario l’installazione ovviamente di un centralino telefonico, ma anche possedere tante linee telefoniche esterne, almeno quante saranno i partecipanti da mettere in collegamento, più una ( possibilmente ) da lasciare libera per l’azienda. Non vi è bisogno di attrezzatura particolare: è sufficiente utilizzare un normale telefono o dispositivo viva voce professionale.
Il moderatore/organizzatore contatterà i vari partecipanti e usufruirà del servizio gestito dal proprio centralino, cui potrà dare il nome di “conferenza” o altro. Questa tipologia di conferenza telefonica eviterà l’uso di strumenti o servizi esterni, ma ovviamente terrà occupate le linee fino alla fine della conferenza stessa; ecco perché è opportuno avere una linea in più a servizio della società.
Conferenze telefoniche: quanto costa
Se la conferenza telefonica è realizzata attraverso il centralino aziendale, il costo è quello che corrisponde alle chiamate effettuate, alla durata e alla tariffa telefonica del proprio operatore.
Se invece essa è compiuta attraverso un provider esterno, il costo varia a seconda della società che fornisce il servizio. Il costo, in genere è determinato dal numero dei partecipanti, dal luogo e dalla durata.