La conferenza audio si utilizza, ormai quotidianamente, per organizzare, in tempi brevissimi e da qualunque luogo, incontri telefonici tra persone che fisicamente si trovano altrove e che possono comunicare da telefono fisso o mobile, PC, smartphone, tablet in pochi secondi.
Il servizio di conferenza audio consente, quindi, di collegare in un dato momento tutte le persone interessate ad una stessa questione. Nel corso dell’audioconferenza è possibile scambiare contenuti dal computer, il che permette di avere risultati equivalenti agli incontri fisici.
Partecipare ad una conferenza audio è possibile dalla rete pubblica con un telefono fisso e/o un cellulare, ma anche attraverso internet e un PC o uno smartphone.
Sono disponibili in rete anche sale conferenze ad alta capacità, con la possibilità di partecipanti fino ad un numero di 500. Dalle impostazioni possono essere definite molte variabili, come i codici di addebito, il nome dei partecipanti o i codici di sicurezza. E’ possibile effettuare, in questi casi un controllo web da parte dell’organizzatore il che significa che non vi è bisogno di un operatore, che verrebbe a incrementare i costi. E’ possibile avviare e gestire la conferenza, gestire l’audio dei partecipanti, il blocco delle chiamate, la registrazione della conferenza etc.
Perché usare una conferenza audio senza operatore
Perché usare una conferenza audio senza operatore? La risposta è abbastanza ovvia: per una riduzione di costi abbastanza notevole e una maggior autonomia di organizzazione e di gestione, visto che non si deve dipendere dalla disponibilità di un operatore esterno. Se l’organizzatore di una conferenza audio non ha la necessità di moderare la discussione, se non prevede che l’ausilio di un moderatore esterno sia indispensabile, allora può egli stesso fare da moderatore, risparmiando dei costi aggiuntivi abbastanza alti. L’operatore, in pratica gestisce le chiamate dei partecipanti, dà e toglie la parola di volta in volta, presenta i convenuti; sono tutte attività che l’organizzatore può gestire tranquillamente da solo. La maggior parte delle società che offrono un servizio di conferenza audio in maniera professionale hanno entrambe le opzioni tra cui scegliere: l’assistenza o meno di un operatore fornito dalla società stessa.
In definitiva, organizzare una conferenza audio è abbastanza semplice e agevole, tanto da non richiedere interventi esterni, salvo che non si debba gestire una conferenza con centinaia di partecipanti: in quel caso è opportuno servirsi di un operatore, per evitare confusione tra gli interventi dei vari partecipanti.
Riflessioni
La conferenza audio è un modo utile e veloce anche per abbattere i costi di un’azienda: laddove non fosse strettamente necessario, è inopportuno servirsi di un operatore che altro non fa se non le veci dell’organizzatore con la sola differenza che questo avrebbe un costo che renderebbe meno remunerativo il servizio.